BAB III

Bab III : Rapat Teleconfernce

A ). Pengertian " kongkow "
teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi.
B ). Jenis " kongkow "
1. Audio Conference (Conference Call)
Audio Conference atau disebut juga conference call adalah percakapan dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara (audio).

Dari semua jenis telekonferensi, Conference Call paling popular karena memiliki kelebihan sebagai berikut :

Partisipan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.

Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.

Tanpa perlu koneksi internet yang cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini menggunakan jalur telepon, maka anda tidak perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat.

Untuk melakukan conference call, para partisipan diharuskan menelepon nomor tertentu yang akan menyambungkan mereka ke conference bridge (peralatan khusus yang menghubungkan jalur-jalur telepon yang masuk menjadi satu) yang disediakan oleh provider conference call. Biasanya ada biaya tambahan yang dikenakan oleh provider conference call bagi penggunanya.

Kongkow Conferencing saat ini merupakan salah satu provider conference call di Indonesia, dan berbeda dengan provider lainnya, pengguna dapat menggunakan fasilitas telekonferensi tanpa perlu melakukan reservasi / booking. Cukup hanya dengan registrasi satu kali saja, anda dapat menggunakan kode PIN yang dapat digunakan berkali kali. Kami juga memiliki paket dasar / paket gratis dimana kami tidak mengenakan biaya apapun juga untuk penggunaan conference bridge kami. Paket dasar ini dibatasi hanya untuk 5 peserta dan maksimal 1 jam tiap kali konferensi. Untuk kebutuhan lebih banyak, kami harapkan anda bisa berlangganan ke paket-paket lainnya.

2. Video Conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara.

Untuk melakukan video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network).

Meskipun video conference memiliki kelebihan dengan adanya tampilan visual (video), penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di Indonesia karena beberapa hal berikut :

Dibutuhkan perangkat khusus seperti video input (video camera atau webcam) dan video output (monitor), audio input (microphone) dan audio output (speaker) serta fasilitas data transfer (jaringan telepon ISDN, LAN atau Internet)

Biaya yang relatif mahal

Saat ini video conference lebih banyak digunakan oleh media televisi dan perusahaan-perusahaan berskala besar. Selain video conferencing yang membutuhkan perangkat-perangkat khusus, ada juga layanan video conferencing yang hanya membutuhkan komputer / laptop. Tipe-tipe video conferencing ini juga bisa disebut Cloud Video Conferencing atau Cloud Meeting. Mengapa dipanggil cloud / komputasi awan? Karena, hanya dengan perangkat laptop / komputer biasa dan koneksi internet yang bagus, anda bisa melakukan video conferencing.





3. Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau melakukan slide presentation.

Untuk menjalankan web conference biasanya menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi internet khususnya TCP/IP connection.

Berbeda dengan video conference, untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone dan speaker, serta koneksi internet.

Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa.

Web conference banyak digudigunakan untuk kegiatan-kegiatan seperti seminar atau workshop online.



Kongkow Conferencing mempunyai layanan-layanan audio conferencing, video conferencing, dan web conferencing berupa screen sharing. Jika anda mempunyai pertanyaan-pertanyaan tentang layanan-layanan kami, segera hubungi kami di info [at] kongkow [dot] com atau 021-3049-9504.
C ). Tujuan & Manfaat " Mifthahuda "
Tujuan rapat
Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :
Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.
Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.
Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.
Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.
Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan  sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.
Sedarmayanti menyatakan  bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena  :
Untuk memecahkan masalah.
Untuk menyampaikan informasi.
Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.
Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.
Manfaat rapat, yaitu sebagai berikut :
·         Forum diskusi untuk memecahkan masalah.
·         Forum silaturahmi.
Sarana bernegosiasi.
Ketetuan hukum.
Forum demokrasi : dengar pendapat dan meminta pertanggung jawaban.
Brainstorming-sumbang saran.
Sarana berkonsultasi.
D ). Prosedur Rapat Teleconference " mayang sari "
PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT
1.      Persiapan
a.      Menyiapkan rencana
b.      Menyiapkan agenda rapat
c.       Menyiapkan kertas kerja
d.      Menyiapkan pembicara/peserta
e.      Menyiapkan perlengkapan rapat


2.      Pelaksanaan
a.      Pembukaan
b.      Tata tertib rapat
c.       Pengendalian
d.      Mengatur waktu
e.      Pengambilan keputusan
f.        Penutupan rapat

3.      Laporan dan evakuasi
a.      Pelaporan
·         Lengkap, jelas dan singkat
·         Pembuat laporan harus mengikuti rapat
·         Isi jam/tanggal, jumlah peserta, siapa pembicaranya, pokok pembicaraan keputusan

b.      Evaluasi
·         Dilakukan bersama panitia/pengurus

·         Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan, pelaksanaan, dan hasil